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¿Cuáles son las desventajas de rentar una oficina virtual para tu negocio?

Antes de la pandemia, el home office parecía un sueño para todos los que trabajaban de manera presencial; sin embargo, cuando el confinamiento obligó a todos a trabajar desde casa, el home office demostró tener algunas desventajas.

A pesar de esto, en los últimos años, ha aumentado la oferta de oficinas virtuales, las cuales consisten en ofrecer espacios digitales ocasionales que complementan o sustituyen servicios y el trabajo que se realiza en las oficinas físicas de tiempo completo.

¿Qué servicios incluye la renta de una oficina virtual?

En términos generales, una oficina virtual en México y en muchas partes del mundo, es un servicio que busca brindar apoyo y respuesta a las pequeñas empresas y profesionistas emprendedores que necesitan algunos servicios que, en modo home office, en muchas ocasiones no es posible obtener. Entre los servicios más comunes están:
 

• una dirección comercial/fiscal;
• servicio de recepción y atención a visitas;
• contestación y enlace de llamadas telefónicas a nombre de la empresa;
• manejo de correspondencia postal;
• acceso a salas de reuniones o juntas (bajo solicitud); y
• espacio físico de oficina (ocasional).

La renta de oficina virtual es una opción, aparentemente, rápida y básica para aquellos negocios o profesionistas que por diversas razones no pueden rentar un espacio de oficina físico de tiempo completo, pero aún así desean los beneficios de una dirección comercial y servicios administrativos.

Sin embargo, al igual que el home office, las oficinas virtuales también presentan algunas desventajas. Hoy te las compartimos para qué analices realmente si se ajustan a tus necesidades.

Desventajas de rentar una oficina virtual
 

• Costos continuos: En este tipo de rentas, los costos continuos pueden acumularse rápidamente, en especial si no se usan con la frecuencia suficiente para justificarlos. Muchas opciones de esta modalidad se ofrecen como paquetes que incluyen una serie de características que pueden resultar costosas conforme se agregan o no se utilizan.
   
• Limitaciones del servicio: Hay muchas funciones útiles y prácticas disponibles en una oficina virtual, pero es posible que algunos servicios falten o no estén disponibles cuando se necesitan. Por ejemplo, es posible que las oficinas virtuales no tengan disponibilidad de espacio para reuniones en un horario que funcione para todos, o la recepción de llamadas y vinculación no esté viable por alguna cuestión. Esto no sucede cuando se cuenta con un espacio propio, ya que puedes realizar reuniones o conferencias en cualquier momento que desees. Además, muchos paquetes incluidos pueden contener funciones que no se utilizan y, por lo tanto, terminan costando más.
   
• Evitan la socialización y colaboración entre trabajadores: El trabajo desde la virtualidad genera que los equipos de trabajo no logren una debida cohesión entre sus integrantes, lo que implica dificultad para coordinar a todos los colaboradores. La virtualidad puede provocar individualismo en el equipo de trabajo y eso a la larga generará problemas o trabajos poco unificados y comunicados. Por eso es importante contar con un espacio físico en el que se propicien momentos donde el equipo pueda reunirse para complementar sus actividades. El contacto humano genera empatía y sentido de pertenencia.
   
• Dependencia 100% de Internet: Si bien la mayoría de los trabajos requieren Internet, no contar con un espacio físico hace que todos los empleados deban estar 100% conectados para poder trabajar de manera virtual. Una oficina física permite que los trabajadores puedan realizar diversas funciones o actividades que no necesariamente requieren Internet.
   
• Problemas con las autoridades fiscales: Las oficinas virtuales y las empresas que no cuentan con un espacio físico suelen tener problemas con el fisco pues éste considera que los contribuyentes no poseen los activos e infraestructura para llevar a cabo sus actividades al no tener una dirección fiscal única, es por eso que suelen estar en la mira sus operaciones por sospecha de fraude.
   
• No poder recibir visitas de seguimiento del SAT (Servicio de Administración Tributaria), abogados, contadores, clientes, etc: Aunque la mayoría de las citas y visitas se agendan, nunca faltan los contratiempos o las sorpresas. Las oficinas virtuales no permiten tener un espacio físico donde puedas atender a colaboradores, clientes, abogados, SAT, contadores de manera inmediata, en cambio, cuando cuentas con una oficina física, tu negocio o empresa se beneficia de un espacio para recibir cualquier visita.

Estas son algunas razones por las cuales debes tener cuidado con los servicios de renta de oficinas virtuales. Tras los cambios constantes, se siguen estudiando cuáles son las modalidades que benefician mejor a las empresas y sus trabajadores, por eso es importante que conozcas los pros y contras de todas las opciones que hay en esta época para que realices tus operaciones de la mejor manera sin ningún riesgo para tu profesión o negocio.

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Referencias:
- 8 problemas del trabajo remoto que pueden evitarse con una oficina virtual + coworking | Vaeo
- Oficina virtual, ¿Sin domicilio para el SAT? | Polanco Savá
- Ventajas y desventajas de la oficina virtual | SpaceUp